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医院成本如何控制?低值耗材管理要规范

作者 中国卫生质量杂志 11-08 16:33:16 阅读 1153

本研究所指办公用品为科室日常所用的办公文具、文件管理用品、纸制品以及部分生活用品等(不包括电脑、打印机、传真机等价值较高的机械类办公用品),其具有价值低、数量大、家庭与办公通用、易浪费等特点,较难进行成本控制[1]。山东省某医院为规范办公用品管理,合理控制费用开支,采用散点图和线性回归的统计学方法,建立了量化管理标准,加强了对临床科室办公用品的管理,取得了一定的成效。

1.存在问题

1.1多头管理,职能交叉

医院各类办公用品由多个部门管理,信息科负责计算机、传真机等机械类办公用品管理,该类用品价值较高,管理较规范,不在此研究范围内。医院采购供应中心主要负责相关办公用品的购买、存储和发放,是主要管理单位。各类医疗表格由病案室负责印制和发放,财务科负责部分办公文具的管理,如笔、墨水、信笺、信纸、信封、笔记本等;由采供中心和营房科负责办公桌椅等物品的管理。各个管理部门没有明确的职责界定,存在职能重叠的情况。

1.2重复购置,库存成本高

通过对各仓库库存物品进行登记统计,发现主要存在两个问题。一是不同仓库管理的物品有重叠,其中有两个仓库重复的品种多达33种,造成库存成本过大。二是品种过多,远超办公所需。如彩色卡纸、手电筒、餐巾纸、各种型号电池等,甚至电子体重秤、电热水壶等物品都有,很多临床科室都有请领记录。上述物品多属于生活用品,本不应该作为办公用品供应科室使用[2]。

1.3管理松散,控制不力

需要办公用品时,由科室填写申请单,科室主任签字后到相应仓库领取。各仓库每月初将上月办公用品消耗情况报经济管理科,经济管理科核算时等额扣除科室成本。未列入常规库存的特殊办公用品,由科室提出申请,机关部门审批后,由相关部门购买后发放至科室。在办公用品的使用上,除扣除成本和特殊用品的审批外,在数量、品种、去向等方面均未采取监督措施。哪类物品由哪个部门审批,也没有明确的界定,出现临床科室报到就由那个部门审批的现象。

2.办公用品量化管理措施

2.1规范临床科室办公用品品种

为加强临床科室办公用品的管理,减少浪费,节约运营成本,医院对办公用品的采供现状进行了调研分析,将病案室、财务科、物资采购中心管理的仓库进行整合,统一由物资供应中心管理。同时,对办公用品的品种进行了筛选,确定了基本供应目录,取消了彩色卡纸、手电筒、电子体重秤、电热水壶等30多个临床科室很少使用的品种。对于个别特殊的物品,本着即用即供的原则,经论证后由物资采购中心负责采购。同时,医院取消了目录内办公用品的行政审批,实行科室主任负责制,目录外一律由采购中心主任审批。对目录外的办公用品的使用和去向,医务部每季度进行追踪检查,将使用量较大的纳入目录管理,违规使用的要立即停止,并进行经济处罚。

2.2影响办公用品使用的关键性因素

临床科室办公用品是用于保障患者诊疗服务的消耗性物品,其用量具有一定的规律性。本研究通过专家咨询法,初步确定了可能影响办公用品使用量的因素,如门诊量、收容量、住院费用、住院患者总占床日等。为确定关键性影响因素,调取了2013年度各临床科室的门诊量、收容量、住院费用、住院患者总占床日等诊疗数据,并制作办公用品使用金额散点图,判断相关性。结果显示,门诊量、住院费用等因素与办公用品的消耗未见明显相关性,而收容量与办公用品的消耗具有线性趋势(见图1),据此拟合直线回归方程,方程式为:办公用品=5704.218+22.251×收容量,P≤0.01,说明建立的方程式具有统计学意义(结果见表1)。可见,影响办公用品使用量的主要因素为科室收容量,并且具有线性相关性。

表1办公用品与收容量的直线回归系数

2.3制定办公用品管理的量化标准

为科学合理地确定临床科室办公用品管理的目标值,本研究利用方程式回顾性计算各科室2013年度办公用品消耗量的测算值,对比测算值和实际消耗情况,将科室区分为两类,分别制定2014年度办公用品量化标准。一类是实际消耗量超出测算值的科室。依据回归方程和预计收容量,计算出各科室办公用品的下年度预测值,以测算值为量化标准。另一类是实际消耗量低于测算值的科室。量化标准以上年度办公用品消耗为基础,按收容量同比例增加或减少。在确定2015年度使用标准时,再以2014年度科室办公用品使用金额重新拟合回归方程,确定下年度量化管理标准,以此类推逐年确定管理标准。

2.4加强重点科室的监督管理

根据每年各科室办公用品的实际消耗量,确立监管重点科室。将实际消耗量超出量化标准的科室作为重点管理对象。如2013年有18个科室实际消耗量超出量化标准,对其办公用品使用情况进行回顾性调查,追踪相对贵重、消耗量大的物品去向,职能部门与科室共同分析存在问题,制定整改措施。同时,根据量化标准,物资供应中心仓库按季度为每个科室设立动态预警线,消耗量一旦超出,及时通知科室,督促科室加强成本控制[3、4]。医院还建立了多项奖惩措施,对超过控制标准的科室进行通报、院周会讲评等,对存在挪用、明显浪费等突出问题的科室进行经济处罚。

3.效果分析

3.1办公用品采购更加理性

以往办公用品的采购品种、采购数量是由采购中心根据经验确定,随意增加品种、扩大供应范围的现象时常发生,缺乏监督制约机制[5-6]。实行量化管理后,医院整合了职能重迭的仓库,避免了办公用品的重复采购和库存积压,采购中心根据办公用品供应目录和确定的使用标准进行采购,减少了盲目性和随意性,针对性和计划性更强,检查监督也有了客观依据,无端采购行为得到了有效地制约。

3.2办公用品使用更加合理

通过实施量化管理,各临床科室对自身是否存在浪费以及浪费的程度有了清晰的认识,使得科室加强办公用品管理的自觉性增强,形成了注重节约的良好氛围,办公用品浪费明显下降。各年度办公用品的回归方程和使用金额分表见表2和表3。

表2 临床科室办公用品的回归方程

从表2可以看出,2014年开始对临床科室的办公用品实行量化管理以后,利用使用金额拟制回归方程的常数量和系数明显缩小,分别下降了33.52%和25.93%,2015和2016年的拟制回归方程的常数和系数也逐年缩小。说明在收容量同等的情况下,办公用品的消耗量呈逐年下降趋势,但下降幅度逐年减小。

表3 临床科室收容量与办公用品的使用金额

表3显示,各年度收容量和使用金额的对比。2014和2015年度在收容量同比均增加的情况下,办公用品使用金额却有明显下降,尤其是2014年度下降幅度比较大。可能主要有两个原因:一是限制了一些非办公必须品的供应;二是2014年是实行量化管理的第一年,各科室节约空间比较大。2016年医院收容量和使用金额均下降,但使用金额下降幅度更大。

3.3办公用品管理更加规范

医院以量化管理为主要手段,提升了临床科室办公用品管理的科学性。在采供方面,为明确责任、方便监督,医院撤销合并了功能重叠的部门,简化了采购供应环节。医院定期对办公用品采购的品类、库存量、账物一致性等进行检查,发现问题立即追责。这些措施有效遏制了虚假记账、代领、冒领以及超范围供应等现象。在使用方面,由于科室点多面广,单纯依靠管理部门监督检查,效率低、效果差。医院针对临床科室办公用品使用的特点和规律,采用量化管理的方法,通过科室之间的横向对比分析,强化科室自控成本的自觉性和积极性,也体现了“以人为本”的管理理念[7-8]。总体上看,对办公用品形成了一套完整的管理回路,取得了显著成效。

4.小结

近年来,随着医院规模的不断扩大,医院成本控制工作成为难点问题。长期以来,医院高度重视高值耗材、高值药品等物资的管理,管理模式已日臻成熟[9]。但办公用品、医用试剂、低值耗材等,因其价格低、使用量大等特点,没有形成规范的管理模式。山东省某医院针对办公用品管理的无序状态,确立了以临床科室为突破口的思路,采用科学的统计学方法,建立了以量化管理为主要内容的管理制度,实现了办公用品的规范化与科学化管理,对降低医院运营成本,提高工作效率具有重要意义。

参 考 文 献

[1] 曾道君.乡镇卫生院物资管理存在的问题及对策 [J].中国农村卫生事业管理,2005,25(9):70.

[2] 曲松涛,封平,张清芝.运用精益管理降低医院运营成本的实践 [J].中国医院管理杂志,2009,(12):88.

[3] 杨晓燕,李秀萍.综合量化考评在医院科室考评中的作用与体会[J].中国卫生质量管理,2012,19(2).56-57.

[4] 李来春,张轶杰,孟庆岩等。基于量化指标的科主任考核体系构建[J].中国卫生质量管理,2016,23(2):97-100.

[5] 党伟.医疗耗材库存与采购控制管理[J].中国医院管理,2011.31(9):73-74.

[6] 刘峰.医疗物资集中采购的风险管控[J].解放军医院管理杂志,2012.19(5):455-457.

[7] 付兴娟.手术室护理工作量化考核的实施与探讨[J].吉林医学,2014,35(29):6614-6614.

[8] 李桂莲,朱春林,王炼.探讨绩效考核在门诊护理管理中的应用效果[J].江苏卫生事业管理,2014.25(5):8-9.

[9] 王强.医用材料精细化管理探讨[J].中国医学装备,2016,13(5):133-135.


原标题:临床科室办公用品量化管理的实践

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